日々の会話や業務連絡でよく使う「コミュニケーションを取る」と「図る」。その違いを意識せずに使っている方も多いのではないでしょうか？
実はこの2つ、使い方次第で信頼関係や情報共有の効果が大きく変わります。例えば、日常的な会話で意思疎通がうまくいかなかったり、プロジェクトの進行が計画通りに進まなかった経験はありませんか？そこで大切なのが、場面ごとに適切な手法を選ぶことです。日常のやり取りには自然な「取る」、ビジネスの計画的な対話には「図る」を使い分けることで、誤解を防ぎ、円滑な連携が実現します。
この記事では、この2つの違いと具体的な使い方、効果的な活用法について詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
コミュニケーションを図るとは何か？
コミュニケーションを図るの意味
「コミュニケーションを図る」とは、意図的に相手との意思疎通や情報交換を計画・設計し、円滑に進めることを指します。単なるやり取りではなく、相手が何を求めているのか、どうすればその要求を満たせるかを事前にしっかりと考えたうえで行動に移すイメージです。
目的やゴールを明確にしたうえで、それに合った手段を選ぶという、いわば”計画的なコミュニケーションの仕組み作り”とも言えます。このように戦略を練ることで、双方にとって有意義な対話が実現するのです。
コミュニケーションを図るの具体例
- 会議前に参加者へ議題を事前共有し、意見が出やすい環境を整えることで、話し合いが深まるよう準備する。
- チーム内での問題を解決するために、各メンバーが自由にアイデアを出し合えるようなブレインストーミングの場を意図的に設け、全員が参加しやすい空気を作る。
- 新しいプロジェクトにおいて、進行状況や障害となる問題を適切に把握できるよう、定期的なミーティングをあらかじめ計画し、具体的な進捗確認を行う。
円滑なコミュニケーションの重要性
計画的なコミュニケーションは、誤解や情報の行き違いを防ぐだけでなく、相手の意見をしっかりと聞き、それを尊重したうえで合意形成を進めるために重要です。
特にチーム内の連携が必要なプロジェクトでは、各メンバーの認識を一致させることが不可欠であり、計画的なコミュニケーションがその鍵を握ります。このようにして、効率的な作業進行が可能となり、プロジェクトの成功確率が格段に高まるのです。
コミュニケーションを取るとは何か？
コミュニケーションを取るの意味
「コミュニケーションを取る」とは、相手と直接会話をしたり、意見や情報を交わす行為そのものを指します。
たとえば、友達との何気ない会話や仕事での簡単なやり取りなど、日常生活の中で自然に発生する対話です。この場合、あまり事前に計画を立てたり、特別な準備をしたりすることは少なく、自然に相手と気持ちや情報を共有することが特徴です。
また、意思疎通が必要な場面で、相手に何かを伝えたり、理解し合ったりする基本的な手段となります。
コミュニケーションを取るの具体例
- 同僚と業務の進捗について短時間で手早く話し合い、次にやるべきことを確認する。
- ランチタイムに軽い雑談を交わし、職場での緊張感を和らげながら仲を深める。
- クライアントと電話で連絡を取り、商品の納品日時や条件などの具体的な情報をすばやく共有する。
- 家族との日常会話で、その日の出来事を報告したり、意見を交換して理解を深める。
仕事におけるコミュニケーションの役割
職場においては、「コミュニケーションを取る」ことが業務を円滑に進めるための基本的な手段です。例えば、上司からの指示を受けたり、同僚と意見を交換したりすることで、誤解なく業務を進行させることができます。
また、情報が適切に伝わることで、仕事の優先順位をスムーズに整理し、効率的な業務遂行につながります。
コミュニケーションが取れている職場では、チーム全体が一つの目標に向かって協力し合いやすくなり、結果的に生産性の向上が期待できます。
「コミュニケーションを図る」と「コミュニケーションを取る」の違い
言葉の使い方の違い
- 図る：計画的・戦略的に行う場合に使われる。この言葉は、目的が明確な場面や、箇所に対する構成的な提案が必要な場面で使うのが標準です。例えば、大規模な会議やプロジェクトを運営する際には、この言葉が適します。目前の状況を細かく分析し、それを基にした計画立てが要求される場面です。
- 取る：日常的な意思通信や自然な会話の場面で使われる。これは、定期的に行う問題の現場調査や、相手の見解を正しく共有するという意味を持ちます。言い替えれば、結果をフォーラーするのではなく、会話を付き合わせるからです。
状況による使い分け
プロジェクトの進捗管理や問題解決の場では「図る」が適します。この場面では、自分の行動が共有されていることに意義があります。たとえば、調整するきめ立ての会議や、相手の意見をいかに参考にするかといった方針です。
日常的な報告や相談の場面では「取る」が適します。例えば、家族や友人との隣話、仕事中の交流がこれに該当します。いつでもできることであり、一日を楽しむためのささやかなことが集結します。
同義語・類語の解説
図るの類語：調整する、計画する、進める。これらは、突然の対応とは異なり、何らかの背景を持った平穏な構成が重要です。
取るの類語：話す、伝える、やり取りする。簡単に思える会話から、意思を訴えることまで、広義に適用される言葉です。想像力を高めたい方に有効です。
コミュニケーションのメリット
信頼関係の構築
適切なコミュニケーションによって、相手との信頼が深まり、長期的な良好な関係が築けます。
たとえば、何か問題が発生したときにすぐ話し合い、迅速な解決策を共に見つけることができるようになります。また、日常的な会話を通じて、お互いに相手の考え方や価値観を理解し、無意識のうちに信頼を積み重ねることが可能です。
こうした信頼は、仕事における協力関係の基盤となり、困難な状況でもお互いを支え合う力を育むため、結果的に長期間にわたって安定した関係が保たれるのです。
効果的な情報共有
情報を適切に伝えることで、業務上のトラブルや誤解が減り、効率的な連携が可能になります。具体的には、各メンバーがプロジェクトの進捗やタスクの優先順位を正確に把握できるため、無駄な作業や二重作業が減ります。
また、迅速に情報を共有することで、予期せぬ問題が発生した際にも早期に対応策を講じることができます。
たとえば、定期的なミーティングや報告ツールを活用すれば、情報の漏れや伝達ミスを防ぎ、チーム全体で常に最新の情報にアクセスできるようになります。
職場での円滑な疎通
チーム内でのコミュニケーションが円滑になると、チーム全体のパフォーマンス向上につながります。
たとえば、各メンバーが自身の役割や他のメンバーとの連携ポイントを理解することで、作業の分担がスムーズになり、全体的な効率が高まります。また、意見交換が積極的に行われる環境では、新しいアイデアや改善策が自然と生まれ、チーム全体の成長を促すきっかけになります。
さらに、メンバー同士が日常的にコミュニケーションを取ることで、仕事へのモチベーションも維持され、結果として組織全体の成果が最大化されるのです。
コミュニケーションを効果的にするコツ
相手の気持ちを理解する方法
相手の立場に立って考える共感力を養い、反応に注意を払いましょう。たとえば、相手の表情や仕草から感じ取れるサインを見逃さず、相手の感情や考えを汲み取ることが大切です。
また、共感を示すことで、相手が自分を理解してもらっていると感じ、安心感を得ることができます。その結果、よりオープンなコミュニケーションが可能になります。
質問を通じての意思疎通
開かれた質問を投げかけることで、相手の本音や意見を引き出しやすくなります。
たとえば、「はい」か「いいえ」で答えられる質問ではなく、「あなたはどう感じていますか？」や「この状況についてどう思いますか？」といったオープンエンドな質問をすることが効果的です。
こうした質問は、相手が具体的な考えや気持ちを自由に表現できる環境を提供し、深い対話につながります。
適切な言葉選びが鍵
ポジティブな表現や明確な言葉選びによって、誤解のない意思疎通が可能です。例えば、相手を否定するのではなく、「こうすればもっと良くなるかもしれません」といった建設的なフィードバックを意識することが重要です。
また、専門用語や曖昧な表現を避け、相手が理解しやすい言葉を選ぶことで、メッセージが正確に伝わります。こうした配慮によって、相手との信頼関係が強まり、スムーズなコミュニケーションが実現します。
コミュニケーションの向上法
自己開示の重要性
自分の意見や感情を適切に表現することで、相手も心を開きやすくなります。ただし、自己開示の際にはタイミングや内容も重要です。相手の状況や感情に配慮し、適切な深さの話題を選びましょう。
たとえば、信頼関係が築かれていない段階であまりにプライベートな話をすると、逆効果になることもあります。段階的に情報を共有し、少しずつお互いの理解を深めることが大切です。
これにより、相手が自分のことも話しやすくなり、信頼が自然に生まれます。
表情の使い方
笑顔やアイコンタクトなど、非言語コミュニケーションを意識することで相手に安心感を与えます。例えば、会話中に相手の話にうなずいたり、優しい表情で見守ることは、言葉以上に相手への理解を示すことができます。
また、緊張感が高い場面でも柔らかい表情を心がけることで、相手の警戒心が解け、リラックスした雰囲気が生まれます。逆に、無表情や視線を合わせない態度は、相手に冷たい印象を与えてしまうため注意が必要です。
表情を活用することで、より深い信頼関係を築くことができます。
フィードバックを受ける姿勢
相手からの意見を積極的に受け入れ、改善につなげる姿勢が大切です。フィードバックを受けた際に防御的になったり反論ばかりするのではなく、「どの部分を改善すればよいか」「次にどう活かすべきか」を前向きに捉えましょう。
また、相手の意見に感謝の言葉を添えることで、相手がさらに率直な意見を言いやすくなります。具体例として、上司からの指摘に対して「ありがとうございます。次回はこの点に気をつけて進めます」と返答することで、相手との信頼関係が深まります。
フィードバックは成長の機会と考え、積極的に活用することがポイントです。
職場におけるコミュニケーションの重要性
職場でのコミュニケーションと業務効率
円滑なコミュニケーションは、業務効率を向上させ、チーム全体の生産性に大きな影響を与えます。例えば、日常的な会議や打ち合わせでの情報共有がスムーズであれば、各メンバーが自分のすべき作業や進捗状況を正確に把握できます。
その結果、タスクの優先順位が明確になり、不要な混乱や重複作業が防げるのです。また、コミュニケーションが活発な職場では、問題が発生した際にも素早く対応できるため、トラブルによる作業の停滞も最小限に抑えることができます。
社内での信頼構築法
定期的な報告やフィードバックを通じて、信頼を積み重ねることが大切です。一方的に意見を押し付けるのではなく、互いの意見や成果を尊重し合うことが重要です。
たとえば、進捗報告の場では単に結果を伝えるだけでなく、「なぜその結果に至ったのか」「どのように改善できるか」といった点を話し合い、建設的なフィードバックを行うことで、相手からの信頼を得られます。
このような双方向のやり取りを続けることで、長期的な信頼関係が構築され、職場の雰囲気も向上します。
情報共有のベストプラクティス
ドキュメント化や共有ツールの活用など、全員が情報にアクセスしやすい環境を整えましょう。
例えば、プロジェクトの進捗状況や重要な決定事項をリアルタイムで更新する共有ドキュメントを用意すると、関係者全員が最新の情報に基づいて判断を下せます。また、チャットツールやプロジェクト管理アプリを活用することで、意見交換や進捗確認がより迅速に行えます。
このように、適切な情報共有の仕組みを導入することで、業務の透明性が高まり、各メンバーの作業効率が向上します。さらに、情報の見える化が進むことで、問題が起きた際にもその原因を特定しやすくなり、迅速な対策を講じることができます。
コミュニケーションでよくある苦手ポイント
適切な表現を選べない場合の対策
言葉に詰まったら、具体的な事例や例え話を用いると伝わりやすくなります。たとえば、抽象的な言葉で説明しようとして難しいと感じたときには、過去の経験や誰もが共感しやすい出来事を挙げると相手に理解されやすくなります。
また、具体例を示すことで、相手の理解を深めるだけでなく、会話の流れもスムーズに進めることができます。さらに、あらかじめ日常的に例え話のレパートリーを増やしておくと、いざというときに困りません。
状況別のコミュニケーションの難しさ
緊張感のある場や多様な意見が交わる場では、相手の反応をよく観察することが重要です。
たとえば、プレゼンテーションや会議の場で緊張してしまった場合には、まず相手の表情や仕草を注意深く観察し、相手がどの部分に関心を持っているか、または困惑しているかを判断しましょう。
その反応に応じて話し方や内容を調整することで、相手との意思疎通が円滑になります。また、重要なポイントでは一呼吸おいて確認しながら進めることで、誤解を防ぎやすくなります。
コミュニケーション能力を上げるために
本を読む、講座に参加する、実践の場を増やすことでスキルアップを図りましょう。特に、自己啓発書やコミュニケーションに関する専門書は、理論を学ぶ上で効果的です。
また、実践の場としてディベートやディスカッションのイベントに参加することもおすすめです。日常の小さな場面でも積極的に人と話すことで、リアルな経験を積み重ねられます。
フィードバックを受ける機会が多いほど、自分の改善点を認識しやすくなり、より効果的にスキルアップができます。
コミュニケーションにおける印象管理
初対面における表情の影響
初対面の場面では、明るい表情が相手に良い印象を与えます。笑顔はその場の緊張感を和らげ、相手がリラックスするきっかけとなります。
たとえば、握手を交わすときに笑顔を添えると、相手は親しみやすさを感じることができます。逆に、無表情やしかめ面は警戒感を与える可能性があるため、常に柔らかな表情を意識しましょう。
目を見て話すことも重要で、適切なアイコンタクトが信頼を育む一助になります。
言葉の選び方で変わる印象
ポジティブな言葉や前向きな表現が、相手に安心感を与えます。たとえば、「難しい」という代わりに「挑戦しがいがある」といったように、前向きな言い回しに置き換えることで、相手は困難な状況でも前向きに捉えやすくなります。
また、「問題があります」というよりも「解決策を一緒に考えましょう」と言えば、相手は協力的な姿勢を感じ、自然と信頼感が高まります。言葉選びによって相手の受け取り方は大きく変わるため、常に意識して使いましょう。
信頼関係を築くための表現
丁寧な言葉遣いと誠実な対応が、相手との信頼構築に繋がります。たとえば、相手の意見を否定するのではなく、「その視点は興味深いです」といった受容的な姿勢を示すことで、相手は安心して意見を述べることができます。
さらに、感謝の言葉を添えることで、相手に対する敬意や感謝の気持ちが伝わり、関係がより強固になります。特にビジネスの場では、何気ない一言が信頼を大きく左右するため、礼儀正しく誠実な対応が不可欠です。
まとめ
「コミュニケーションを図る」と「取る」は異なるアプローチを指し、使い分けが重要です。
「図る」は計画的で、目的や戦略を明確にした上で実行するのが特徴であり、プロジェクト管理や大規模な会議など、効果的な結果を重視する場面に適しています。
一方、「取る」は日常的な自然な意思疎通や情報共有に用いられ、日常会話や業務上の軽いやり取りが中心です。
この違いを理解し、状況に応じた使い分けをすることで、コミュニケーションの質が向上します。特に職場では、情報共有や信頼構築がスムーズに進むことで、チーム全体の効率や生産性の向上が期待できます。共感や適切な言葉選び、フィードバックの活用などの工夫を加えることで、より深い信頼関係と円滑な対話が可能になります。
